Le guide pour mettre en place un ERP dans une entreprise

7 étapes clés pour réussir la mise en place d’un ERP

Un ERP fait partie des nombreuses solutions informatiques dont une entreprise peut se doter pour améliorer sa gestion quotidienne et optimiser son fonctionnement et ses performances. Toutefois, en raison de son haut niveau technique, un ERP exige le respect d’un certain nombre d’étapes afin que son déploiement soit un succès.

Qu’est-ce qu’un ERP ? 

Quelles sont les étapes à suivre pour parvenir à bien le mettre en place ?

Si vous envisagez de déployer un ERP dans votre entreprise mais que vous ne savez pas comment vous y prendre, voici quelques conseils utiles pour y parvenir facilement et efficacement.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (Entreprise Ressource Planning), également appelé PGI (pour Progiciel de Gestion Intégré), est un logiciel professionnel destiné à gérer de manière efficace les processus opérationnels d’une entreprise.

En utilisant un seul et même système pour gérer les différents processus de l’entreprise, il est ainsi possible de streamliner les tâches et d’optimiser les processus internes, tout en facilitant la communication et la collaboration entre les différents départements de l’entreprise.

Grâce à la construction d’applications indépendantes et compatibles qui partagent une base de données unique, les informations sont concentrées en une seule base de données, laquelle est mise à disposition des salariés. Les informations sont alors bien plus cohérentes, intelligibles et surtout exploitables. Cela permet également d’éviter les erreurs liées à la duplication de données et de s’assurer que toutes les informations importantes sont mises à jour en temps réel.

Mais pour bien réussir la mise en place d’un ERP, certaines étapes clés doivent être respectées. Zoom sur les détails de chaque étape.

Étape 1 : définir les enjeux du projet ERP

La toute première étape consiste à définir avec précision les enjeux du projet ERP, ainsi que les personnes qui seront principalement impactées. Il s’agit ainsi de réaliser une sorte d’état des lieux de l’entreprise, des problématiques qui la poussent à s’orienter vers une solution d’ERP, des processus métiers impliqués, ou encore des défis majeurs liés à son déploiement et à son utilisation.

L’idée est donc de parvenir à cerner tant les besoins technologiques et organisationnels au présent des collaborateurs, que les objectifs à moyen et long terme de l’entreprise en général, avec l’identification des outils en mesure de l’accompagner dans sa croissance.

Étape 2 : établir un cahier des charges

Une fois que les enjeux du projet ERP ont été définis, l’étape suivante consiste à établir un cahier des charges aussi exhaustif que possible.

Le cahier des charges fera office de boussole durant l’élaboration, le déploiement ainsi que l’évaluation de la solution d’ERP. Un cahier des charges pertinent est ainsi la clé d’un projet ERP finement maîtrisé. En règle générale, il inclut :

• les principales caractéristiques de l’entreprise (secteur d’activité, chiffre d’affaires, nombre d’employés, typologie des clients …) ;
• l’envergure du projet d’ERP envisagé (nombre d’utilisateurs, budget …) ;
• les collaborateurs concernés par le projet ERP (listing des participants du projet, leurs fonctions, les objectifs qui leur sont attribués …) ;
• le délai espéré pour le déploiement de l’EPR ;
• les exigences en termes d’architecture technique (SaaS ou Cloud, logiciels internes à reprendre, interactions logicielles attendues …) ;
• enfin, le périmètre fonctionnel visé (fonctionnalités, besoins métiers à intégrer, objectifs d’opérabilité à moyen et long terme …).

Bon à savoir : Il est vivement recommandé de correctement préparer ses données avant de se lancer dans un projet ERP. Nos conseils en matière de normalisation des données.

Étape 3 : choisir un ERP adapté aux spécificités et aux besoins de l’entreprise

Dès lors que le cahier des charges a été préparé et revu en détails, il est alors temps de comparer les différentes offres d’ERP du marché. Il faut garder à l’esprit qu’un ERP (ou PGI) est une solution particulièrement polyvalente et adaptative par nature, mais que les nombreux prestataires d’ERP restent inégaux en termes de qualité de technologie, de niveau d’intégration et d’accompagnement, d’ergonomie ou encore de prix.

Il est ainsi indispensable de choisir un ERP parfaitement adapté aux spécificités ainsi qu’aux besoins réels de l’entreprise. Il est notamment possible d’opter pour un ERP généraliste, ou bien pour un ERP spécialisé dans le secteur d’activité de l’entreprise. D’autres facteurs tels que le SAV dont vous désirez bénéficier, l’éventuel caractère open-source de l’ERP ou bien son niveau de simplicité doivent être pris en compte afin d’effectuer un choix éclairé.

Étape 4 : communiquer auprès des collaborateurs

Le choix d’un ERP pertinent ne fait tout. Il est crucial de correctement communiquer auprès de l’ensemble des salariés et des collaborateurs concernant le déploiement à venir de l’ERP, son fonctionnement, son utilité ainsi que les nouveaux enjeux et objectifs qui lui sont attribués.

Les collaborateurs doivent comprendre pourquoi une solution d’ERP est déployée, comment elle sera implantée, quelle est sa plus-value et surtout ce qu’ils ont à gagner en l’utilisant.

Étape 5 : tester et déployer l’ERP

Après avoir dûment communiqué en interne au sujet du projet d’ERP et avoir paramétré ce dernier, il est désormais temps de le tester. De nombreuses fois.

Il faut garder à l’esprit que plus l’ERP sera testé avant son déploiement, plus il pourra être ajusté et corrigé suivant les besoins de l’entreprise. Une fois les tests terminés, l’ERP pourra être déployé au sein de l’entreprise.

Bon à savoir : Le déploiement de l’ERP ne marque pas la fin des process techniques, bien au contraire. Une maintenance continue reste nécessaire pour préserver ses performances.

Étape 6 : former les collaborateurs à l’utilisation de l’ERP

Pour que l’ERP révèle tout son potentiel, il est indispensable de former les collaborateurs à sa prise en main. Certains collaborateurs devront uniquement apprendre à utiliser un outil complémentaire, alors que d’autres verront leurs habitudes complètement bouleversées.

La clé est donc de préparer les collaborateurs à ce changement en amont à travers une bonne communication, puis de les accompagner dans la compréhension et l’adoption de l’ERP grâce à une formation approfondie.

Étape 7 : ne pas oublier de mesurer le ROI !

Enfin, dernière étape : mesurer le ROI du projet ERP.

Un ERP est censé constituer un véritable levier stratégique pour l’entreprise, en optimisant tant ses performances internes que sa compétitivité. Or, il est vivement recommandé d’utiliser des indicateurs de performance afin de mesurer la réelle efficacité du déploiement de l’ERP. Voici quelques exemples d’indicateurs :

• la coordination entre services ;
• la réduction des erreurs humaines ou des mauvaises exploitations de données, ;
• l’ergonomie et la facilité d’utilisation de l’ERP au quotidien ;
• l’amélioration de la productivité des collaborateurs ;
• la satisfaction client ;
• sans oublier les bénéfices généraux comparé au coût de l’ERP.