Référentiel de données : comment et pourquoi en créer ?

La gestion des données peut être assurée à l’aide de nombreux outils, dont un référentiel de données. Également appelé Master Data Management (MDM), un tel référentiel représente la pièce maîtresse d’un système d’information et permet entre autres de stabiliser la gouvernance des données au sein d’une entreprise.

→ Qu’est-ce qu’un référentiel de données ? 

→ Comment fonctionne-t-il ? 

→ Comment faire pour créer un référentiel de données performant ?  

Voici tout ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement d’un référentiel de données ainsi que les étapes à suivre pour en créer un.

Qu’est-ce qu’un référentiel de données ?

De manière générale, un référentiel de données peut être défini comme un ensemble d’outils informatiques destinés à centraliser et gérer les données essentielles d’une entreprise.

En ce sens, le déploiement d’un référentiel de données est un atout phare pour faciliter le stockage, la centralisation, la synchronisation ainsi que l’actualisation de l’ensemble des données d’une entreprise, tous services confondus. Un logiciel de Master Data Management (MDM) permet ainsi de faciliter la gestion quotidienne des données mais également de gérer leur cycle de vie complet, de leur réception à leur utilisation suivant les différents besoins métiers.

Grâce à un référentiel de données, ces dernières sont davantage organisées, intégrées, accessibles, sécurisées et surtout de qualité.

Quels sont les avantages d’un référentiel de données ?

L’utilisation d’un référentiel de données présente bon nombre d’avantages, dont les principaux sont :

• une fiabilisation des données,
• une vérification plus simple de la qualité des données,
• une meilleure maîtrise des risques et des erreurs impactant la qualité et donc la gestion des données,
• une amélioration des processus métiers en interne,
• une garantie de conformité aux exigences du RGPD,
• une grande visibilité sur l’ensemble des données de l’entreprise,
• une optimisation des performances de l’entreprise en général.

N’hésitez pas à consulter notre article sur la construction d’un catalogue produits pour un PIM/MDM !

Comment créer un référentiel de données performant ?

La création d’un référentiel de données est un processus complexe nécessitant de suivre un certain nombre d’étapes clés tout en prenant en compte les besoins de l’entreprise. La gestion des données à l’échelle de l’entreprise sera alors optimisée, cette dernière étant alors d’autant plus apte à prendre des décisions stratégiques éclairées basées sur des données fiables et qualitatives.

Déterminer les besoins précis de l’entreprise

Avant même de procéder à la mise en place d’un référentiel de données, il est indispensable de déterminer les besoins précis de l’entreprise, au regard des objectifs qu’elle s’est fixés mais également des différents besoins utilisateurs de ses équipes. Dès lors, il convient de réaliser un audit interne grâce auquel l’architecture du futur référentiel de données sera précisée.

Identifier toutes les sources de données de l’entreprise

L’étape suivante consiste à identifier l’intégralité des sources de données utilisées par l’entreprise, peu importe leur nature ou encore leur importance. Il s’agit ainsi d’assurer l’exhaustivité du référentiel de données en cours de création, tout en permettant à ce dernier d’effectuer un tri complet des données utilisées. Bases de données internes et externes, API, outils d’analyse et même fichiers Excel peuvent être exploités à cet effet.

Collecter les métadonnées

Une fois que l’ensemble des sources de données utilisées par l’entreprise ont été délimitées, la collecte des métadonnées peut alors être lancée. Ici, l’enjeu est de réunir toutes les informations utiles au sujet des données devant composer le futur référentiel, tel que leur format, leur catégorie, leur taille, leur source, leur date de création ou encore leur dernière date de modification.

Définir les champs de données du futur référentiel

La base du fonctionnement d’un référentiel réside dans les champs de données qui lui sont attribués, c’est-à-dire les différents critères à partir desquels les données seront qualifiées. Dans le cas de données produits, il s’agit la plupart du temps du nom, du type de données, de la description produit, de son unité de mesure ou encore de sa disponibilité.

Concevoir le modèle de données

À partir des champs de données préalablement définis, il devient possible de procéder à la conception d’un modèle de référentiel, soit de la structure de ce dernier. Cela permettra de déterminer comment les données seront stockées, organisées et rendues accessibles à l’ensemble des utilisateurs pour répondre le mieux possible aux besoins de l’entreprise.

Créer la base de données à l’aide d’un outil adapté

Dès lors que le modèle de données a été mis au point, l’étape suivante consiste à créer la base de données en elle-même. Il est possible d’utiliser n’importe quel outil de base de données considéré comme le plus adapté à cet effet, tel que MySQL, MongoDB ou encore PostgreSQL.

Importer l’ensemble des données dans le référentiel

Afin d’alimenter le référentiel de données ainsi créé, il convient d’importer l’ensemble des données pertinentes depuis leurs sources respectives. Pour cela, il est nécessaire de s’assurer de la compatibilité des différents formats, de la complétude des données ainsi que de leur qualité.

Vérifier la qualité des données

Dans la continuité de ce que nous venons d’aborder, il est recommandé de vérifier la qualité des données importées dans le référentiel. Ces dernières doivent notamment être complètes, exactes, récentes ou encore intelligibles.

Ne pas oublier de mettre régulièrement à jour le référentiel de données

Enfin, dernière étape clé d’un référentiel de données performant : sa mise à jour régulière. Les données de toutes entreprises sont appelées à évoluer, le référentiel doit ainsi suivre la même dynamique et être actualisé de telle sorte à systématiquement procurer des informations parfaitement à jour et exploitables à ses utilisateurs.

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