Changer d’ERP : tout savoir

L’ERP n’est pas nouveau mais devient de plus en plus stratégique pour les entreprises.

Depuis le début de la pandémie, les entreprises cherchent à accélérer la numérisation de leurs données et de leurs activités.
L’adoption des ERP dans les entreprises n’est pas récente, mais leurs transformations numériques rend leur utilisation encore plus nécessaire qu’auparavant, et notamment dans un contexte sanitaire où le télétravail est privilégié.

Selon les données du cabinet de conseil américain Gartner, le marché des ERP atteindra 44 milliards de dollars d’ici 2022, (ce qui est supérieur aux 39 milliards de dollars de 2019). Cette forte croissance des revenus est due à la façon dont la nature de l’ERP a évolué d’une solution à une stratégie essentiellement de transformation digitale.

D’ici 2023, 100 % des grandes entreprises qui cherchent à créer une approche plus réactive de la consolidation des ERP éviteront une configuration ERP à un seul niveau. Les dirigeants et les managers doivent faire les bons choix en matière d’ERP à travers ces niveaux pour stimuler une croissance sans contrainte et augmenter la rentabilité, tout en réduisant intelligemment les risques et les coûts.
L’objectif de cet article est de passer en revue ce qu’est un ERP, d’expliquer son intérêt et sa valeur pour les entreprises mais aussi d’avertir sur les erreurs à éviter lors du changement de ce dernier.

1. Qu’est-ce qu’un ERP ?

Un ERP (pour Enterprise Resource Planning) est une solution logicielle visant à unifier le système d’information d’une entreprise en intégrant les différents composants fonctionnels autour notamment d’une base de données unique.

En français, cela se traduit par un PGI pour désigner un « Progiciel de Gestion Intégré ».

L’objectif de l’ERP est de garantir l’unicité de l’information et sa mise à jour en temps réel au sein de l’organisation.

2. Qui sont les utilisateurs concernés par un ERP ?

Un ERP a vocation à traiter différents domaines de l’entreprise et donc une multitude d’utilisateurs :

– Gestion de la production

– Gestion de la logistique

– Gestion des transports

– Gestion de la comptabilité

– Gestion des ventes

Et bien d’autres encore…

Ainsi, les différentes fonctions de l’entreprise vont être couvertes par un module spécifique de l’ERP qui va rassembler toutes ces données collectées pour être réunies dans une base de données unique et qui va permettre de consolider l’ensemble des informations.

Avec l’ERP, les interfaces utilisateurs des différents modules métiers sont définies de manière similaire et avec une forte normalisation des données collectées.
Cela permet donc à l’ERP de collecter et de distribuer les informations plus rapidement et plus facilement en interne.

Exemple: Lorsqu’un commercial d’une entreprise enregistre une vente, l’ERP l’appliquera directement et en temps réel au stock de l’entreprise, au journal des ventes, dans les écritures comptables, etc.

Résultat: La collaboration entre les différentes fonctions de l’entreprise est possible et devient donc un véritable élément stratégique !

3. L’ERP : un outil essentiel pour les entreprises ?

Chaque département d’une entreprise a besoin d’un ERP pour gérer au mieux son activité.

Ces outils sont précieux pour une entreprise.
Ils permettent de mesurer la productivité et d’améliorer sa stratégie commerciale et marketing. Ils facilitent également la prise de décision et limitent les erreurs humaines.

Son utilisation permet de résoudre les problèmes liés à l’optimisation et à la rationalisation des processus de gestion de l’entreprise. L’ERP est donc un outil sur mesure qui ne fonctionne que s’il répond aux besoins de l’entreprise.

→ Un logiciel fiable qui améliore les performances de l’entreprise

Les entreprises veulent optimiser la normalisation de leurs données. Elles ont besoin d’une solution complète (logiciel CRM, finance, gestion ou relation client, gestion des ventes, etc.)

L’objectif est de garantir la fiabilité des informations grâce à des logiciels automatisés. La mise en place d’un ERP performant peut ainsi permettre d’éviter les tâches de saisie manuscrite, généralement longues et fastidieuses.

Le but est de concentrer les données en un seul endroit sans créer de confusion et ainsi gagner du temps dans la normalisation des données.

La mise à niveau des ERP évite l’obsolescence des outils et des versions. Elle assure une meilleure standardisation des données. Les employés peuvent communiquer les bonnes informations au bon moment. Ainsi, grâce à l’ERP, les données sont mises à jour en temps réel.

En outre, l’ERP permet d’obtenir de meilleures performances à un prix raisonnable et d’améliorer la productivité tout en offrant une expérience utilisateur optimale.

4. Les erreurs à éviter lors du changement de votre ERP

Dans cette dernière partie, nous allons vous expliquer et vous mettre en garde contre les erreurs à éviter lors du changement de votre ERP.

Le choix d’un nouvel ERP va entraîner deux conséquences principales : une période de transition et une période d’adaptation. La période de transition consiste à supprimer l’ERP d’origine et à le remplacer par le nouveau.

La période d’adaptation, quant à elle, correspond au temps nécessaire pour que le nouvel ERP soit déployé et pleinement opérationnel.

De plus, ce changement présente une multitude de risques et peut, par exemple, entraîner une perte de données, des coûts supplémentaires liés au projet ou encore des pertes de fonctionnalités…..

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Voici une liste de 5 bonnes pratiques lors d’un changement d’ERP:

– Faites le tour des métiers pour lister les besoins;

→ L’ERP centralise et regroupe toutes les informations importantes pour établir la liste des besoins, il est essentiel de penser à inclure tous les besoins métiers dans le plan de transformation.

– Estimez le temps nécessaire;

→ Comme mentionné ci-dessus, le changement d’ERP n’est pas immédiat et automatique.

Cela prend un certain temps qu’il ne faut pas négliger au risque de perdre des données.

– Intégrer les frais cachés dans le budget;

→ En effet, il est essentiel d’intégrer les frais cachés car cela vous permet de concentrer vos ressources sur d’autres projets importants de l’entreprise.

– Se faire accompagner par un expert;

→ L’ERP est un investissement qui peut avoir une très forte valeur ajoutée s’il est adapté et dans l’ère du temps.
C’est pourquoi nous vous recommandons de vous faire accompagner par un expert spécialisé.

– Profitez-en pour normaliser vos données;

→ Chez YZR, nous prenons en compte les éléments de transition et d’adaptation. Nous fournissons un service personnalisé dans le but de gagner du temps et visant à réduire et minimiser les coûts liés à la perte de données. L’objectif est de garantir la fiabilité des informations, grâce à des logiciels automatisés.

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Par ailleurs, nous sommes conscients que chaque département d’une entreprise doit disposer de son propre ERP.

Par conséquent, avant de proposer un ERP, il est nécessaire de comprendre les besoins spécifiques du département en question (ex: comptabilité, logistique, transport, etc.) et de concentrer toutes les données en un seul endroit sans provoquer de confusion.

Enfin, certaines entreprises procèdent à des modifications urgentes de leur ERP.

Cette pratique doit donc être évitée. Il est préférable de communiquer avec l’ensemble du service avant de mettre en œuvre le logiciel.

L’anticipation et la communication sont essentielles à la réussite de votre projet ERP. C’est pourquoi nous vous recommandons, par exemple, de créer un cahier des charges avant de vous lancer.